Приложение опись и пакет документов

Как составить опись документов

Copyright: фотобанк Лори От того, как организован документооборот и архивное хранение документов на предприятии, во многом зависит удобство обращения с документами и возможность отследить «движение» того или иного документа между отделами и внешними адресатами. Как должна формироваться документальная база, как правильно составить опись документов организации и иные виды описей для систематизации документооборота, рассмотрим в этой статье.

Указанный порядок регламентирует необходимость составлять опись документов в случае формирования дел:

1. подлежащих хранению в течение срока от 10 лет;
2. (ведение личного дела обязательно для каждого работника, состоящего в штате субъекта хозяйствования);
3. дел по личному составу;
4. и проч.
5. с постоянным сроком хранения;

Опись в дело включает в себя перечень документов, содержащихся в единице архивного хранения или текущей документации, и имеет самостоятельную порядковую документацию. При формировании фонда архивного хранения, составляется сводная опись, в которую включаются все описи, содержащиеся в делах, при этом каждой из них присваивается номер, идентичный номеру, под которым опись зарегистрирована в сводном реестре. В п.3.7.3 Правил указаны элементы, которые рекомендуется включать в информационный блок описи.

Кроме этого, Росархив разработал ориентировочную форму документа, которую одобрил в качестве Приложения №12 к настоящим Правилам (скачать опись документов по этой форме можно далее).

Опись документов для передачи в налоговую (образец)

Copyright: фотобанк Лори О том, как подать в налоговые органы декларацию о доходах и оформить опись документов в налоговую к 3-НДФЛ, мы уже рассказывали в одной из наших .

Незатронутой осталась тема формирования пакета документов и сопровождающего документа – описи, для последующей передачи документов, запрашиваемых ИФНС.

Передавая запрашиваемые документы налогоплательщик (компания или ИП) должен приложить к пакету документов опись документов в налоговую, образец которой, не всегда может отвечать установленным требованиям. О том, как правильно составить опись вложения в налоговую, каким должно быть ее содержание, расскажем в этой статье. При подаче документов по запросу налоговиков субъект обязан предоставить в региональное отделение ИФНС установленный пакет документов, передача которых сопровождается реестром (описью).

Опись в налоговую – это сопровождающий документ, написание которого законодательство возлагает на налогоплательщика. Документ является обязательным приложением к документам, в нем указанным. Стандартизированный бланк описи в налоговую не утвержден, поэтому налогоплательщик может использовать опись, составленную в свободной форме, либо бланк, рекомендованный к использованию в отделении налоговой инспекции по месту предоставления декларации.

В то же время, предусмотренная возможность составлять сопровождающий реестр в свободной форме, не означает, что к его содержанию законодательство не предъявляет никаких требований. Наличие описи (реестра) для передачи документов в налоговую регламентируют ряд нормативных актов, в числе которых Приложение № 18 к Приказу ФНС РФ№ ММВ-7-2/628@ от 07.11.2018 года «Об утверждении форм документов…».

Как правильно составить опись передаваемых документов

25 Июля 2023 в 10:07 Опись документов — это список, сопровождающий любую передачу документации: как внутри организации, так и за ее пределы.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Понимание того, как составить опись документов, позволяет наладить внутреннее делопроизводство организации, что необходимо для контроля документооборота:

1. оптимизировать работу компании и соответствующего сокращения ресурсов, как временных, так и человеческих, которые тратятся на поиск необходимых данных или восстановление утерянных.
2. отследить движение документов между отделами или за пределы компании и в любой момент определить актуальное местоположение искомой;

Каждая компания вправе самостоятельно определять, как организовать перемещение документации, как делать передаточные перечни и какой вид они должны иметь.

Нормативных требований в этой части нет, существует рекомендуемый бланк описи документов для передачи, на который можно опереться при разработке собственных форм. Желательно, чтобы она имела в своем составе следующие разделы:

1. общее количество листов для передачи;
2. наименование организации, куда передается пакет;
3. наименование организации, откуда исходит документация;
4. Ф.И.О. и должность лица, передающего пакет, и подпись принимающего, как свидетельство того, что он передан.
5. порядковый номер каждой передаваемой единицы в пакете, ее наименование, количество листов и экземпляров — эту информацию можно оформить в виде таблицы. В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет;
6. дата составления перечня;

Опись оформляется в двух экземплярах: для передающей и принимающей сторон.

Как составить опись передаваемых документов

Газизова Евдокия Автор PPT.RU 19 февраля 2023 Опись документов — это перечень, который подтверждает передачу ее в определенном количестве и составе.

Этот перечень помогает отслеживать ход документооборота и не теряя времени найти определенную бумагу.

Форма составления такого списка свободная, она может существенно различаться у разных организаций.

Мы предлагаем свой вариант шаблона — готовую опись передаваемых документов: образец скачать и применять легко, и это не будет нарушением закона. Важным является лишь наличие визы отправителя и принимающей стороны.

Бланк должен включать в себя следующие сведения:

• Наименования передающей компании и адресата, например Ф.И.О. представителя госоргана или физического лица, название организации.
• Собственно список в форме таблицы, с указанием:
• Дата составления.

1. количества его экземпляров;
2. номера;
3. количества листов. Здесь отмечается общее количество листов для каждого передаваемого акта.

   Если бумага объемом 2 листа отправляется в трех экземплярах, в таблицу вносят значение «6 листов».

4. полного наименования акта;

• Указание суммарного количества переданных листов нормативных актов.

В завершение процесса нужно завизировать опись передачи документов: бланк (образец ниже) подписывает лицо, которое отвечает за направление бумаг по адресу, а также отмечается принятие отправления с указанием Ф.И.О., должности принявшего и даты. Образец показывает, что форма является простой табличной.

Особое внимание нужно уделить заполнению списка бумаг, которые направляются в другую организацию: это могут быть проверяющие органы, партнеры, контрагенты и т.

Опись документов (приложение к заявлению (для юридического лица или индивидуального предпринимателя) на предоставление лицензии на осуществление деятельности по производству медицинской техники)

Опись документов Настоящим удостоверяется, что ___________________________________, ФИО представитель соискателя лицензии (лицензиата) ___________________ наименование ______________________________________ представил, а лицензирующий орган _____________________________________________________ принял наименование лицензирующего органа от соискателя лицензии (лицензиата) «__» ______________ 200_ г.

за N _____________________ нижеследующие документы для предоставления лицензии (приложения к лицензии) на осуществление деятельности по производству медицинской техники —-T——————————————————T——T———¬ ¦ N ¦ Наименование документа ¦Кол-во¦Дополни-¦ ¦п/п¦ ¦листов¦тельно ¦ ¦ ¦ ¦ ¦пред- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ставлено¦ +—+——————————————————+——+———+ ¦ 1.¦Заявление о предоставлении лицензии (приложения к ¦ ¦ ¦ ¦ ¦лицензии) ¦ ¦ ¦ +—+——————————————————+——+———+ ¦ 2.¦<*> Копии учредительных документов ¦ ¦ ¦ ¦ +——————————————————+——+———+ ¦ ¦- Устав ¦ ¦ ¦ ¦ +——————————————————+——+———+ ¦ ¦- изменения и дополнения к Уставу ¦ ¦ ¦ ¦ +——————————————————+——+———+ ¦ ¦- учредительный договор (решение) ¦ ¦ ¦ ¦ +——————————————————+——+———+ ¦ ¦- изменения и дополнения в учредительный договор ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(решение) ¦ ¦ ¦ ¦ +——————————————————+——+———+ ¦ ¦- свидетельство о внесении изменений в учредительные ¦ ¦ ¦ ¦ ¦документы ¦ ¦ ¦ +—+——————————————————+——+———+ ¦ 3.¦<*> Копия свидетельства о внесении записи в Единый ¦ ¦ ¦ ¦ ¦государственный реестр юридических лиц или ¦ ¦ ¦ ¦ ¦индивидуальных предпринимателей ¦ ¦ ¦ +—+——————————————————+——+———+ ¦ 4.¦<*> Копия документа о постановке соискателя лицензии ¦ ¦ ¦ ¦ ¦на учет в налоговом органе.

Опись документов для налоговой: как правильно заполнить бланк + образец

Технический прогресс модернизирует систему делопроизводства, но в государственных структурах «бумажный кодекс» по-прежнему имеет существенный вес. Среди множества канцелярских премудростей к важным составляющим относится опись.

Перечень справок и квитанций не только подтверждает факт предоставления, но и исключает их дублирования в будущем по запросу компетентных органов. О том, как грамотно составить опись документов для налоговой, образец ее заполнения и особенности подачи — читайте далее.

Опись документов для налоговой: образец Содержание Каждый поступивший в документ необходимо фиксировать с целью учета документооборота.

Опись содержит информацию о наименовании документов, их количестве и дате предоставления. Она систематизирует хранение поступающих бумаг и является главным справочным пособием по поиску. Сотрудники налоговой инспекции наделены полномочиями затребовать у налогоплательщика пакет подтверждающих документов для осуществления контроля за калькуляцией суммы налога к удержанию.

Составление описи выгодно для обеих сторон процесса, т.к.

избавляет от необходимости словесно доказывать наличие или отсутствие документа в деле НК РФ предусмотрено применение штрафных санкций за непредоставление документов:

1. налоговый — 200 рублей за каждый непредъявленный документ;
2. административный — от 300 до 500 рублей.

В последнем случае взыскание надлежит уплатить должностному лицу компании единоразово. Чтобы избежать обвинений в непредъявлении документов или повторной отправки, необходимо в обязательном порядке составлять опись бумаг.

Представители налоговых органов обязаны хранить поступающие к ним документы, осуществлять проверку и вести учет. Стандартизированного бланка для составления описи не разработано: реестр разрешено заполнять на обычном листе А4.

В правом верхнем углу вносятся данные о получателе — начальнике ИФНС, а в основной части документа перечисляются наименования документов. Рядом с каждым документом следует обозначить:

Опись документов: образец скачать в word

Опись документов – это список бумаг, подтверждающий их виды и количество.

В статье – бланк и образец списка бумаг для различных ситуаций, в том числе по типовой форме, а также бесплатные справочники и полезные ссылки. Без проблем отчитываться по налогам и взносам помогут следующие справочники (их можно скачать): Опись документов это их список, составленный на бумаге или в виде файла, который нужен, чтобы подтвердить виды и количество документов, например, при их передаче другому лицу или при отправлении почтой. Такой список составляют в разных жизненных ситуациях, начиная от систематизации домашней библиотеки и заканчивая передачей ценных бумаг в музей.

Опись документов это подтверждение информации о том, какие бумаги имеются в наличии и в каком количестве. Такой список позволяет быстро сориентироваться в большом объеме документов, а также подтвердить существование бумаг, когда их уже нет у владельца по тем или иным причинам.

Далее в статье смотрите образец описи документов для различных ситуаций, его можно скачать в word бесплатно. Ознакомившись с образцом описи документов, не забудьте посмотреть следующие ссылки, они помогут в работе: В бухгалтерской работе опись передаваемых документов чаще всего составляют:

1. при архивировании и уничтожении офисных бумаг.
2. при сдаче отчетности в налоговую, фонды, иные контролирующие органы;
3. при систематизации бумаг в рамках передачи дел новому сотруднику;

В зависимости от конкретной ситуации применяется один из вариантов.

• Типовой, законодательно утвержденный бланк описи документов.
• Произвольный бланк, разработанный фирмой или ИП самостоятельно.

На практике бланк описи документов бухгалтер заполняет в различных, иногда неожиданных ситуациях. Вот некоторые из них.

• Подача отчетности в контролирующие структуры:

1. в налоговую инспекцию (например, декларация по форме 3-НДФЛ);
2. в Росстат (бухгалтерские отчеты);

Отличный секретарь

Опись – это основной учетный документ в архиве компании. По описям сдают дела структурные подразделения, описи составляет экспертная комиссия, опись дел постоянного хранения может вестись в архиве годами.

В этой статье разберемся в видах описей и проговорим особенности их заполнения. Здесь же можно посмотреть образцы описей документов и скачать формы.

В сентябре 2015 года были утверждены новые .

Многие формы учетных документов архива обновились, и описи не исключение.

Появились также новые виды описей.

Эта статья написана в соответствии с новыми правилами (назовем их «Правила-2015»). видеоурок Как уже говорилось, описи – это один из самых главных документов архива, в который вносятся сведения о принятых на хранение документах. Это учетный документ. Обычно опись документов составляет экспертная комиссия (ЭК) организации после проведения ежегодной экспертизы ценности, но бывает и так, что какой-никакой архив в компании есть, а экспертной комиссии нет, и хранением документов в полном одиночестве занимается один секретарь.

Тогда составлять описи придется ему самому.

Правила-2015 предписывают составлять:

1. опись электронных дел, документов постоянного хранения;
2. опись дел по личному составу;
3. опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
4. опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.
5. опись дел постоянного хранения;

«Новинки» здесь – две последние описи электронных дел и документов. В Основных правилах работы архивов организаций их не было.

Формы всех перечисленных описей приведены в Правилах-2015 в Приложениях 14 – 18. Скачать их можно ниже. Напомню: хранить дела по личному составу обязаны все организации (см.

закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»), и неважно, есть в них архив или нет. Описи дел по личному составу – неотъемлемая часть процесса хранения документов.

Они обязательны. О том же говорят и Правила работы архивов (п. 4.12.). Существует еще один вид описей – так называемая .

Приложение опись и пакет документов

руководитель структурного подразделения, где составлен документ; заинтересованные должностные лица других подразделений организации; общественные организации (при необходимости); руководитель финансовой или бухгалтерской службы; заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности; руководитель юридической службы или юрисконсульт организации.

Реквизит «Виза» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом. Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами:

«С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен»

.

Инфо Процедура согласования документа — одна из важных составных частей процесса принятия и оформления управленческих решений. Круг должностных лиц, привлекаемых к согласованию документов, определяется, как правило, индивидуально, исходя из конкретной управленческой ситуации. Однако при документировании типовых, повторяющихся ситуаций, сопровождающихся подготовкой документов определенных видов, целесообразно указывать в инструкциях по делопроизводству, с кем согласовываются документы конкретных видов и разновидностей.

Эта информация в дальнейшем должна быть внесена в должностные инструкции сотрудников, в раздел «Должностные обязанности». Согласование осуществляется как с должностными лицами внутри предприятия (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование).

Содержание: Внимание Смелов 03.08.2001 При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями.

В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п., например: Гл.

бухгалтер Не согласен Павлов Н.Д. Павлов 17.07.2001 Для документа, подлинник которого остается в организации, низы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Как правильно составить опись предоставляемых документов

› В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта.

Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве. Скачать образец бланков можно в конце статьи. Содержание Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее.

При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа.

Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

• Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
• Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.
• Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.

Составление остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

• Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
• Дата составления.
• Наименование организации, которая передает документы.
• Таблица с самой описью, в которой указываются:

1. количество листов.
2. количество экземпляров;
3. номер по порядку;
4. полное название документа;

• Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.

advokat-martov.ru

Среди ее основных реквизитов можно выделить:

1. срок хранения документов;
2. количество листов;
3. номер описи;
4. дату описи;
5. Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).
6. наименование сдаваемых на хранение документов;
7. расположение документов (номер папки, дела или короба);
8. название организации (если архив — сторонняя организация);
9. период, к которому относятся документы;

Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте. Скачать образец описи документов для передачи в архив Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России».

Для ценных почтовых отправлений можно выбрать услугу — опись вложения. К письму, посылке или бандероли с описью вложения прикладывается юридически значимое описание содержимого. Обратите внимание, услуга доступна только для пересылки отправлений по России.

Отправитель заполняет бланк, указывая все пересылаемые предметы, их количество и объявленную ценность. Для предметов без оценки в графе «Объявленная ценность» ставится прочерк.

Исправления не допускаются. Письмо или посылка с описью вложения представляется в почтовое отделение в открытом виде и с заполненным в двух экземплярах бланком описи ф.107.

Если список не укладывается в лист бланка, его продолжают на следующем листе. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.

В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа.

Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет). Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно.

Опись документов: правила использования и оформления

Ни для кого не секрет, что предприятия и государственные органы обязаны законодательством сохранять на протяжении определенного периода документы относительно их деятельности. Но такие документы не разрешается просто так сохранять в архиве.

Перед их отправкой обязательно выполняется их опись. Содержание

1. При передачи документов в налоговую, суд, другую организацию
2. Применение и назначение описи
3. Внутренняя опись для личного дела
4. Для передачи в архив
5. Особенности оформления в различных ситуациях
   • При передачи документов в налоговую, суд, другую организацию
   • Внутренняя опись для личного дела
   • Для почты
   • Для передачи в архив
   • На уничтожение
   • Изъятых документов
6. Что такое опись и какими законодательными нормами она регулируется?
7. Правила составления
8. На уничтожение
9. В делопроизводстве
10. В архиве
11. Изъятых документов
12. Для почты

Что такое опись и какими законодательными нормами она регулируется?

Скачать образцы описей документов для передачи в архив, банк, внутренней (личные дела сотрудников). Согласно законодательству опись документов является завершительным этапом обработки документов.

Опись составляется в специальном справочнике, форма которого утверждена правительством. В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.

Процедура описи документов выполняется на основании норм следующих инструкций:

1. Разъяснения по порядку заполнения определенных форм документов;
2. Методические рекомендации по делопроизводству, которые 23.12.2009 г. утвердил Росархив;
3. Инструкция ЦБ РФ, где прописаны главные правила ведения делопроизводства в Центральном банке.
4. Приказ Министерства культуры, утверждающий инструкцию делопроизводства;
5. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (или просто нормы ГОСТа Р51141);

Все документы каждого описываемого документа должны быть правильно систематизированы.

Как правильно составить опись документов — образец?

> > 11 февраля 2023 Опись документов – образец ее может потребоваться для самых разных ситуаций. Она может служить как сопроводительным (при направлении в ту или иную инстанцию), так и систематизирующим (при сдаче в архив) материалом.

Образец описи документов, приведенный в нашей статье, поможет справиться с составлением этой бумаги без особых проблем. В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности.

Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются.

Определить необходимые сроки вам поможет статья . Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив.

При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.

На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.

Опись документов для архива не имеет специального формата.

Среди ее основных реквизитов можно выделить:

1. Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).
2. расположение документов (номер папки, дела или короба);
3. название организации (если архив — сторонняя организация);
4. наименование сдаваемых на хранение документов;
5. количество листов;
6. период, к которому относятся документы;
7. дату описи;
8. срок хранения документов;
9. номер описи;

Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.