Журнал регистрации распоряжений ведется не надлежаим образом

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Кадровые документы и образцы Раскрыть список рубрик Подпишитесь на специальную бесплатную еженедельную рассылку, чтобы быть в курсе всех изменений в бухгалтерском учете: Присоединяйтесь к нам в соц. сетях: НДС, страховые взносы, УСН 6%, УСН 15%, ЕНВД, НДФЛ, пени Отправляем письма с главными обсуждениями недели > > 07 июня 2023 Вам помогут документы и бланки: необходим фирме в целях организации эффективного учета распорядительных документов. Какова специфика его составления и где его можно скачать, расскажем в нашей статье. В таком журнале регистрируются приказы, которые устанавливают нормы, затрагивающие деятельность всех или большинства сотрудников фирмы — как рядовых специалистов, так и руководство (генерального директора, заместителей директора, главного бухгалтера).

В этом их отличие от приказов по личному составу, которые значительно более персонифицированы. Приказы по основной деятельности могут регулировать:

1. задачи по расширению бизнеса.
2. вопросы хозяйственной деятельности;
3. вопросы планирования;
4. порядок отчетности;
5. выстраивание стратегии продаж;

Типичными правовыми актами, регистрируемыми в рассматриваемом журнале, например, принято считать приказы:

1. создании филиала;
2. введении штатного расписания;
3. о назначении директора;
4. обеспечении коммерческой тайны.
5. утверждении правил трудового распорядка;

Таким образом, в перечне приказов по основной деятельности могут быть как нормативные, обязательные для всех сотрудников, так и персонифицированные локальные правовые акты (в этом случае их действие распространяется главным образом на представителей руководства, занимающих ведущие должности с точки зрения основной деятельности компании).

Обязательно ли ведение журнала регистрации таких приказов?

Законодательством РФ для частных организаций и ИП подобная обязанность не установлена.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

В компании со значительным количеством сотрудников издается множество распорядительных актов, регулирующих деятельность предприятия. Чтобы обеспечить их учет, систематизировать, а также облегчить их поиск в случае необходимости, ведется журнал учета приказов по основной деятельности. Унифицированной формы данного журнала нет.

Как правило, его применяют, чтобы обеспечить надлежащий учет потоку распорядительных актов. Распорядительные акты, затрагивающие основную деятельность компании, наиболее многочисленны.

Справка

• вопросы рабочего времени (об изменении графика работы структурного подразделения);
• меры защитного характера (о мерах по обеспечению коммерческой тайны, о назначении комиссии);
• проведение контрольных процедур (о создании комиссии для проведения инвентаризации, о проверке знаний);
• введение внутренних локальных нормативных актов (об утверждении положения о , об утверждении штатного расписания, об утверждении положения об аттестации);
• вопросы руководства организацией (назначение генерального директора, заместителя).

Кроме того, в актах по основной деятельности содержатся вопросы планирования, отчетности, охраны, управления, стратегии, развития и так далее.

Как видим, весь этот пласт документации необходимо учесть, пронумеровать, обеспечить сохранность, систематизировать и иногда выдать срочно по запросу. Для этого и применяют журнал приказов по основной деятельности (образец можно скачать здесь ), иное название данного документа — книга регистрации приказов по основной деятельности.

Скачайте документы по теме: Не стоит забывать также, что книга выполняет еще одну функцию – фиксирует факт издания приказа и его юридической силы.

Журнал регистрации актов

3846 существует для фиксации факта наличия конкретного рода документации.

Для государственных учреждений он является обязательным к заполнению. Частные компании ведут его только по необходимости.

В них отношение к подобного рода журналам гораздо проще. Тем не менее эти отметки могут пригодиться при отстаивании позиции фирмы в судебных инстанциях, при разного рода проверках. ФАЙЛЫ Обычно журнал регистрации актов вводят в систему документооборота компании, когда актов составляется большое количество.

Если впоследствии будет необходимо найти конкретный акт, то с журналом это можно будет сделать оперативно.

Так как разновидностей актов множество, то и журналов их регистрации также очень много.

Если одного вида актов, например, проверок по охране труда, в организации составляется большое количество, то логично будет ввести для них специальный журнал. И так со всеми разновидностями. Бывают случаи, когда в один журнал помещается множество разных видов актов.

Такая практика распространена в малых и микроорганизациях. Различают следующие виды актов: Испытаний чего-либо.

Систем, образцов, технологий. Сдачи и приемки чего-либо. Могут сдаваться и приниматься материальные ценности, документы, какие-либо важные для компании работы. Регистрационные. Передачи. Во временное пользование или между подразделениями одной и той же компании.

Учредительные. Акты сверки. Бумаги о признании чего-либо. Регламентирующие и конкретизирующие. Акты по расследованию причин аварий и несчастных случаев.

Журнал регистрации входящих документов

Помещено в тему:

О существующих в делопроизводстве правилах уже рассмотрено ранее. уже начато рассмотрение в предыдущей статье.

Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о . Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках (на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД).

Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации. Изначально для этого использовался обычный бумажный журнал регистрации входящих документов. Его форма не установлена ни в одном нормативно-правовом акте.

Значит, предоставлена полная свобода действий, и каждая организация определяет самостоятельно форму этого журнала.

Сама организация также предусматривает какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами в разных журналах. Исходят обычно из следующих соображений:

1. обычно отдельные виды документов не смешивают при регистрации – например, , приказы (при этом по личному составу всегда отдельно от ), акты, протоколы, договоры, и др.,
2. допускается отдельные большие группы разбивать еще на несколько групп – например, можно выделить в отдельный поток регистрации входящие письма из филиалов или по какому-то определенному вопросу.
3. в отдельные группы регистрации попадают исходящие, входящие и внутренние документы,
4. регистрация проводится в одном месте,

Образец журнала регистрации входящих документов с примером его заполнения (допускается удалить, добавить или изменить наименование графы): Номер Дата От кого получен (корреспондент) Исходящий номер Исходящая дата Краткое содержание Роспись в получении 236 24.04.2014 ООО «Клин» 04-12/102 23.04.2014 о заключении договора Часто еще предпочитают добавлять графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения. Справочную работу с помощью бумажного журнала проводить неэффективно.

Журнал регистрации исходящих документов

8821 , образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо.

Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы.

Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто. ФАЙЛЫ Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия.

, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы. На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты.

Основная часть должна:

1. Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.
2. Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.
3. Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
4. Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.

Журнал распоряжений образец бланк

Бесплатная консультация по телефону: +7(499)495-49-41 Содержание Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен ПодписатьсяЖурнал регистрации приказов по личному составу – образец такого документа пригодится любому работодателю и может стать ценным элементом кадрового документооборота.

В чем его предназначение и где можно скачать данный документ?Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составуЖурнал регистрации приказов по личному составу: структура документаГде можно скачать образец журнала учета приказов по личному составу (образец заполнения журнала)?ИтогиРассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников.Необходимость в использовании журнала регистрации приказов по личному составу обусловлена тем, что:

1. приказы, которые служат основанием для внесения данных в основные учетные документы работников (например, трудкнижки), необходимо регистрировать.
2. регистрация приказов нужна в случае, если срок их хранения составляет 75 лет;

У некоторых работодателей установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации.

Журнал регистрации приказов

Журналы регистрации приказов являются очень важным элементом кадрового делопроизводства. Именно этим журналам очень много внимания уделяют представители контролирующих органов во время проверок. Так же от журнала во многом зависит юридическая значимость документов, так как до тех пор, пока документ не прошел регистрацию, его практически не существует.

Учитывая все вышесказанное, журнал регистрации приказов играет очень большую роль. Рассмотрим его образцы и правила ведения.

Из этой статьи вы узнаете:

1. образцы журналов регистрации приказов.
2. правила ведения журналов регистрации приказов;
3. что недопустимо в журналах регистрации приказов;
4. обязательные графы журнала регистрации приказов;

Журнал регистрации имеет массу плюсов. Он помогает искать, группировать информацию и хранить ее в компактном виде.

А при условии, что он правильно ведется, журнал будет прекрасным подспорьем при решении любых проблем.

На титульном листе журнала заглавными буквами должно быть указано полное название документа и дата его фактического оформления. Далее указывается название компании.

Если компания большая, то журналов может быть столько, сколько служб или отделов. Журнал в обязательном порядке нумеруют и прошивают, а после этого скрепляют подписью главы компании и печатью.

Для дополнительной защиты от фальсификации, журнал можно опломбировать при помощи номерной пломбой. При этом номер пломбы должен быть в обязательном порядке вписан в журнал, так как без этого он не считается опломбированным.

Распоряжение не может выпускаться без порядковых номеров, которые указываются в первых графах. Для записи персональных данных используется второй столбец (указывается должность лица, которое отвечает за оформление бумаг).

В третьей графе, чаще всего, указываются номера, которые получили при издании. Обозначение «ЛС» указывается для бумаг, которые связаны с личным составом, обозначение «ОД» — если бумаги касаются основной деятельности, «О» – если речь идет о документах об отпусках.

4 ключевых принципа заполнения журнала регистрации входящих документов

› › › В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов.

Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным. Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией.

При этом руководство само может выбирать, в какой форме вести такие журналы.Содержание

1. Приведение в действие решений руководства в указанное время.
2. Контроль внешней и внутренней работы сотрудников
3. Проведение продуктивной справочной работы с важными бумагами.
4. Учёт, систематизация и грамотная обработка поступающей корреспонденции.

Заполнение журнала регистрации входящих документов – работа, выполняемая офис-менеджером, дело-производителем или референтом, секретаря.

Если такие сотрудники отсутствуют на предприятии, руководитель может сам назначить человека, который отвечает за заполнение таких бумаг.Самостоятельно руководство занимается решением вопросов по:

1. Количеству граф в журналах.
2. Регистрационным формам входящей документации. Она бумажная или электронная.

Это книга, которая изготавливается на предприятиях типографским способом. Она выполняется в формате А4.

На каждой странице таблица. Работодатель самостоятельно выбирает, какие графы, в каком количестве вписывать.В журнале информация о входящих документах вписывается с левой и правой стороны. Пишется всё ручкой, допускается применение чернил чёрного или фиолетового, синего или голубого цвета.

Рекомендуется использовать шариковые ручки, они способствуют сохранению информации на больший срок.Узнать, как составить доверенность на право подписи документов и скачать ее образец, вы можете Для этого тоже назначается ответственное лицо. Оно использует привычный файл для внесения изменений.

Поддержка проводится для следующих форматов: docx, doc, xls.

На бумаге журналы не дублируют.Поиск интересующих бумаг упрощается благодаря электронным формам, по сравнению с другими вариантами ведения.

Единственные искажения возникают в данных по резолюциям и исполнителям, датам поступления писем.

Кадровое делопроизводство: журналы учета

Вы здесь «Кадровый вопрос», 2011, N 1 КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО: ЖУРНАЛЫ УЧЕТА Для учета кадров, их движения, а также для учета кадровой документации используются специальные журналы (книги) учета.

Они ведутся работниками отдела кадров.

Организации могут использовать формы как утвержденные министерствами и ведомствами Российской Федерации, так и разработанные непосредственно специалистами отдела кадров. В настоящее время законодательно утвержденных унифицированных форм журналов учета приема, перевода, увольнения работников нет, поэтому организации вправе разработать их самостоятельно в произвольной форме. Об этом подробнее читайте в представленном материале.

Журналы учета приема, перевода, увольнения работников Прежде чем приняться за изготовление обложки, нужно решить, как будут расположены страницы журнала — вертикально или горизонтально.

Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф. А горизонтальное применяется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений. Например, журнал регистрации переводов лучше сделать в виде альбома — ведь в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы сотрудника, старое и новое наименование его должности.

│ │ │ │ Окончен «__» _________ 20__ г. │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ С момента заведения журнала учета на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала.

Графы

Журнал регистрации распоряжений образец скачать

Кроме того, на прошивку наносится специальная наклейка, на которой указано:

1. должность и Ф.И.О. заверяющего лица (обычно это руководитель организации или другой сотрудник, назначенный приказом).
2. количество прошитых листов;

Также на такой наклейке должна быть подпись ответственного лица. Печать организации, скрепляющая заверительную надпись, должна заходить на нее хотя бы на треть.

Если журнал ведется в электронном варианте с помощью специализированных программ или баз данных, то нет необходимости дублировать его на бумажном носителе, если такое требование не закреплено в локальных нормативных актах организации. Главное, чтобы такой документ велся на предприятии и были соблюдены сроки его хранения, что установлено требованиями закона (см.

п. 2.30 Правил организации, хранения, комплектования…, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Инфо К примеру, учет трудовых книжек, регистрация командировочных удостоверений и платежных поручений проводится в специально разработанных для них формах журналов.

Как оформить журнал регистрации приказов по личному составу Обязательным элементом приказа является номер, который должен быть уникальным и регистрироваться в журнале.

Номер может содержать не только цифры, но и буквенные обозначения.

Как правило, буквенными обозначениями указывают на тип приказа или уточняют принадлежность приказа к одному из структурных подразделений компании. Каждое предприятие может придумать свою собственную кодировку, которая поможет быстро ориентироваться в документации. В журнале распоряжений учитываются работы в электроустановках по допускам и нарядам.

В журнале при работах по нарядам указывается его номер и оформляется только первичный допуск к работам, место, а также наименование работы, время и дата начала и окончания работы.

Внимание Обозначим, что при работах по распоряжению обязательно должны быть оформлены все разделы и графы журнала.

Отметим, что разрешается учет работ по распоряжениям и нарядам вести и другим образом, который устанавливает руководитель организации.

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец

> > 07 января 2023 Вам помогут документы и бланки: такого документа пригодится любому работодателю и может стать ценным элементом кадрового документооборота. В чем его предназначение и где можно скачать данный документ?

Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников. Необходимость в использовании журнала регистрации приказов по личному составу обусловлена тем, что:

1. регистрация приказов нужна в случае, если срок их хранения составляет 75 лет;
2. приказы, которые служат основанием для внесения данных в основные учетные документы работников (например, трудкнижки), необходимо регистрировать.

У некоторых работодателей установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации. В соответствии с разд. 2.2.2 ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается некая запись о документе, которая удостоверяет факт его создания.

Журнал учета приказов — один из возможных регистров, в которых соответствующие записи могут фиксироваться.

Таким образом, внесение сведений о приказе по личному составу в журнал, о котором идет речь, можно также рассматривать как одно из необходимых действий, наряду с подписанием приказа, осуществляемых в целях легитимизации соответствующего документа. О том, какое место среди иных организационно-распорядительных документов занимают приказы по личному составу, читайте в материале .

Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).

Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности

Названный журнал должен вестись на предприятии в обязательном порядке, т. к. позволяет максимально оптимизировать работу с распорядительными документами по основной деятельности предприятия, в том числе:

1. осуществить быстрый поиск того или иного распорядительного документа;
2. зафиксировать факт издания приказа, чтобы в дальнейшем иметь возможность подтвердить его юридическую силу.
3. оценить общее число зарегистрированных приказов данного вида;

Кроме того, закон напрямую устанавливает эту обязанность для организации (см.

п. «а» ст. 258 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее — Перечень № 558). По общему правилу такие журналы регистрации подлежат постоянному хранению в организации.

В иных случаях, когда содержащаяся в них информация может быть использована в научно-справочных целях, такие журналы передаются на хранение в госархивы. Законодательством не предусмотрено единой установленной формы такого журнала, поэтому каждая организация правомочная разработать и утвердить его содержание и форму исходя из собственных потребностей.

Допустимо ведение на бумажном носителе или в электронном виде. В первом случае необходимо надлежащим образом пронумеровать листы журнала, прошить его и скрепить печатью организации.

Кроме того, на прошивку наносится специальная наклейка, на которой указано:

1. должность и Ф.И.О. заверяющего лица (обычно это руководитель организации или другой сотрудник, назначенный приказом).
2. количество прошитых листов;

Также на такой наклейке должна быть подпись ответственного лица.

Печать организации, скрепляющая заверительную надпись, должна заходить на нее хотя бы на треть. Если журнал ведется в электронном варианте с помощью специализированных программ или баз данных, то нет необходимости дублировать его на бумажном носителе, если такое требование не закреплено в локальных нормативных актах организации. Главное, чтобы

Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности

Бесплатная юридическая консультация: Вся Россия Журнал регистрации приказов по основной деятельности Форма журнала регистрации приказов по основной деятельности Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности Названный журнал должен вестись на предприятии в обязательном порядке, т.

к. позволяет максимально оптимизировать работу с распорядительными документами по основной деятельности предприятия, в том числе:

1. зафиксировать факт издания приказа, чтобы в дальнейшем иметь возможность подтвердить его юридическую силу.
2. осуществить быстрый поиск того или иного распорядительного документа;
3. оценить общее число зарегистрированных приказов данного вида;

Кроме того, закон напрямую устанавливает эту обязанность для организации (см. п. «а» ст. 258 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее — Перечень № 558).

По общему правилу такие журналы регистрации подлежат постоянному хранению в организации.

В иных случаях, когда содержащаяся в них информация может быть использована в научно-справочных целях, такие журналы передаются на хранение в госархивы.

Законодательством не предусмотрено единой установленной формы такого журнала, поэтому каждая организация правомочная разработать и утвердить его содержание и форму исходя из собственных потребностей. Допустимо ведение на бумажном носителе или в электронном виде. В первом случае необходимо надлежащим образом пронумеровать листы журнала, прошить его и скрепить печатью организации.

Кроме того, на прошивку наносится специальная наклейка, на которой указано:

1. количество прошитых листов;
2. должность и Ф.И.О. заверяющего лица (обычно это руководитель организации или другой сотрудник, назначенный приказом).

Также на такой наклейке должна быть подпись ответственного лица.